Dù chưa được một lần đến với Đà Nẵng – Hội An, nhưng với tôi nơi đó luôn là điểm đến thú vị. Ở đó có những bãi biển đẹp, những cảnh đẹp quyến rũ và cả khu phố cổ ấn tượng. Và tháng 9 vừa rồi, tôi quyết định, gạt bỏ tất cả để làm một chuyến du lịch Đà Nẵng Hội An ý nghĩa nhất của tuổi trẻ.
Thực hiện nghiệp vụ hướng dẫn viên du lịch cần những kỹ năng gì?
Những kỹ năng cần có khi thực hiện nghiệp vụ hướng dẫn du lịch
Với tính chất công việc tiếp xúc đa dạng đối tượng khách hàng và di chuyển thường xuyên, hướng dẫn du lịch cần phải trang bị những kỹ năng nhất định để hoàn thành tốt nghiệp vụ cũng như gắn bó lâu dài, phát triển trong nghề. Cụ thể, các kỹ năng quan trọng một người hướng dẫn du lịch cần có bao gồm:
Nghiệp vụ thông báo nhận phòng khách sạn
Để khâu nhận phòng khách sạn được chủ động và nhanh chóng, hướng dẫn du lịch cần tiến hành thông báo trước danh sách phân phòng và yêu cầu khách du lịch chuẩn bị sẵn giấy tờ tùy thân. Bên cạnh đó, các công việc khác cũng cần được thực hiện như xác định với du khách về các dịch vụ đã đặt trước trong chương trình du lịch để tiến hành điều chỉnh kịp thời nếu cần. Hoặc cung cấp cho khách những thông tin dịch vụ có sẵn tại khách sạn trước khi nhận phòng khoảng 15 – 30 phút.
Mối quan hệ trong công tác của nghiệp vụ hướng dẫn viên
Các mối quan hệ nghề nghiệp của nghiệp vụ hướng dẫn du lịch
Tính chất công việc của nghề hướng dẫn du lịch không chỉ tiếp xúc với khách du lịch mà còn phải phối hợp làm việc với các bộ phận khác của công ty, đơn vị vận chuyển hay cơ sở lưu trú. Điều này đều nhằm hướng đến những trải nghiệm hài lòng của du khách trong suốt hành trình du lịch. Dưới đây là các mối quan hệ chính thường có trong nghiệp vụ hướng dẫn du lịch như:
Những yêu cầu nghiệp vụ cơ bản của hướng dẫn viên du lịch
Những yêu cầu cơ bản liên quan đến nghiệp vụ hướng dẫn du lịch
Hướng dẫn du lịch là người trực tiếp tiếp xúc với khách du lịch trong và ngoài nước, quảng bá những phong cảnh xinh đẹp, lịch sử, văn hóa và con người thân thiện của đất nước ta. Để làm tốt những công việc này, người hướng dẫn du lịch cần phải có những nghiệp vụ du lịch, kiến thức chuyên môn cao như: nghiệp vụ hướng dẫn, nghiệp vụ trưởng đoàn, nghiệp vụ điều hành,…
Nghiệp vụ du lịch chào đón đoàn khách trước khi bắt đầu chuyến đi
Thông thường, hướng dẫn du lịch sẽ chào đón đoàn khách trước khi bắt đầu chuyến đi bằng lời chào mừng và chúc họ có một chuyến đi tuyệt vời. Khi khách đã lên xe, người hướng dẫn sẽ giới thiệu nội dung và lịch trình chương trình, vấn đề giữ vệ sinh chung, tên gọi, thông tin liên lạc của các hướng dẫn du lịch, giải đáp các thắc mắc của du khách,… Đối với những chuyến đi dài, hướng dẫn du lịch sẽ cung cấp các thông tin sự kiện lịch sử hay điểm đặc trưng của điểm tham quan trong quá trình di chuyển trên xe.
Mối quan hệ nghiệp vụ giữa hướng dẫn viên và hướng dẫn viên đồng nghiệp
Thông thường trong chuyến đi tour, hướng dẫn du lịch sẽ phối hợp làm việc với hướng dẫn du lịch địa phương, tại điểm hoặc những hướng dẫn du lịch khác khi phục vụ đoàn khách đi du lịch bằng tàu biển, MICE. Bên cạnh đó, hướng dẫn du lịch cũng có thể kết giao với những người bạn hướng dẫn du lịch mới hoặc đồng nghiệp đang làm việc tại đơn vị lữ hành khác. Có thể nói, đây là mối quan hệ vừa phối hợp bổ trợ lẫn nhau, vừa cạnh tranh với nhau trong công việc.
Nghiệp vụ tổ chức trò chơi hoạt náo trên xe
Trong quá trình di chuyển đến các điểm du lịch, đặc biệt là những chuyến đi dài, khách du lịch rất dễ cảm thấy nhàm chán. Để tăng sự hứng khởi cho đoàn khách, hướng dẫn viên lịch có thể tổ chức một số trò chơi nhỏ phù hợp, giúp khuấy động không khí, gắn kết các thành viên trên xe. Ngoài ra, hướng dẫn du lịch nên chuẩn bị một ít món quà nhỏ lưu niệm để làm giải thưởng, góp phần tăng thêm phần hấp dẫn của trò chơi.
Thuyết minh các tuyến điểm trên xe
Nghiệp vụ thuyết minh về các điểm đến tham quan trên xe
Để du khách làm quen trước địa điểm sẽ đến tham quan, hướng dẫn du lịch sẽ thực hiện công việc thuyết minh về các điểm đặc trưng của điểm đến. Trong đó, tư thế thuyết minh trên xe cần phải nghiêm chỉnh, không thuyết minh quá vội vàng, giọng đọc truyền cảm, mạch lạc để tạo cảm giác thoải mái và được tôn trọng. Ngoài ra, hướng dẫn du lịch có thể tạo ấn tượng cho phần thuyết minh bằng các hình thức làm thơ hay bài hát,…thu hút sự chú ý của du khách.
Nghiệp vụ thông báo ăn sáng, trưa và chiều tại nhà hàng
Hướng dẫn du lịch cần thông báo số lượng khách hàng, lưu ý về thức ăn của khách hàng như ăn chay, thực phẩm dị ứng,.. cho nhà hàng lên thực đơn và báo trước thời gian đoàn sẽ đến nơi. Đồng thời, tiến hành kiểm tra thực đơn của của toàn bộ đoàn và bàn giao lại cho trưởng đoàn. Bên cạnh đó, hướng dẫn du lịch cũng sẽ thực hiện các công việc chuẩn bị bố trí bàn ăn, kiểm tra dịch vụ phục vụ trước khi ăn cũng như sẵn sàng phục vụ gọi thêm món hay thay món, hướng dẫn du khách trong khi ăn.
Mối quan hệ nghiệp vụ giữa hướng dẫn viên và doanh nghiệp lữ hành
Trong mối quan hệ nghiệp vụ du lịch giữa hướng dẫn du lịch và công ty lữ hành, du khách chính là trung tâm, là người được phục vụ. Cụ thể, công ty lữ hành – đơn vị bán dịch vụ và người hướng dẫn du lịch – người thực hiện dịch vụ. Đối với những người hướng dẫn du lịch tự do chỉ hợp tác với công ty du lịch trong một thời gian nhất định, hướng dẫn du lịch là đối tác hay đơn vị cung ứng dịch vụ hướng dẫn du lịch cho công ty lữ hành. Trong đó, hướng dẫn du lịch phải có đủ năng lực chuyên môn, thái độ phục vụ tốt và đạo đức nghề nghiệp để làm hài lòng khách du lịch, cũng như củng cố mối quan hệ tốt với công ty lữ hành và xây dựng thương hiệu, khẳng định uy tín cá nhân trên thị trường.
Mối quan hệ nghiệp vụ giữa hướng dẫn viên và các dịch vụ cung ứng đơn vị cung ứng dịch vụ du lịch
Mối quan hệ giữa hướng dẫn du lịch và đơn vị cung cấp dịch vụ
Vai trò của các nhà cung cấp dịch vụ du lịch góp phần rất lớn vào sự thành công của toàn bộ chuyến đi, mang lại trải nghiệm du lịch của khách hàng vui vẻ và hài lòng. Cụ thể, đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện công tác phục vụ du khách và hướng dẫn du lịch sẽ phối hợp, đại diện cho công ty lữ hành để tiến hành giám sát, kiểm tra quá trình cung cấp dịch vụ của bên đối tác. Đồng thời, hướng dẫn du lịch cũng phối hợp nhịp nhàng với bên cấp dịch vụ để xử lý kịp thời những tình huống phát sinh, đảm bảo quyền lợi khách du lịch theo cam kết trong hợp đồng du lịch.
Nghiệp vụ thông báo check in và check out khách sạn
Thực hiện thủ tục nhận và trả phòng khách sạn cho đoàn khách du lịch
Hướng dẫn du lịch cũng chịu trách nhiệm làm thủ tục nhận và trả phòng khách sạn cho khách du lịch. Cụ thể, khi khách đã xuống xe, hướng dẫn du lịch thông báo du khách nhận hành lý, điểm tập trung tại sảnh khách sạn, thu giấy tờ tùy thân để làm thủ tục check-in và phát chìa khóa phòng cho khách. Ngoài ra, hướng dẫn du lịch cũng sẽ kiểm soát quá trình di chuyển hành lý của khách du lịch lên tận phòng.
Đối với thủ tục check-out, hướng dẫn du lịch sẽ thông báo trước với du khách về giờ báo thức, giờ trả phòng và thời gian xe lăn bánh. Đồng thời, tiến hành công việc ký xác nhận và chủ động thanh toán trước tiền phòng. Khi đến ngày trả phòng, hướng dẫn du lịch cần có mặt tại quầy tiếp tân để đón khách, kiểm tra hành lý và chào tạm biệt khách sạn.
Nghiệp hướng dẫn du lịch tổ chức sự kiện gala cho khách du lịch
Tùy thuộc vào số lượng và nhu cầu của khách du lịch, hướng dẫn du lịch có thể tổ chức một buổi gala gặp mặt ấm cúng có các trò chơi, phần thưởng hay các tiết mục văn nghệ giao lưu với khách. Cụ thể, để tổ chức tốt sự kiện gala, hướng dẫn du lịch cần phải thực hiện các bước chuẩn bị như: Tìm hiểu đơn vị tổ chức sự kiện, lên kịch bản chương trình sự kiện, dự kiến số người tham gia và khảo sát địa điểm tổ chức phù hợp.
Khi chuyến đi kết thúc, hướng dẫn du lịch cần viết báo cáo tổng kết chi tiết về những hoạt động, vấn đề liên quan đến chương trình du lịch theo quy định của công ty. Thông thường, báo cáo sẽ trình bày đầy đủ các thông tin về phương tiện, khách sạn, điểm tham quan,… và đề xuất ý kiến cải thiện chất lượng dịch vụ. Ngoài ra, hướng dẫn du lịch cũng phải liệt kê các khoản chi trong suốt chuyến đi cùng các chứng từ, hóa đơn hợp pháp để chứng minh.
